Бизнесу · Работа в салоне

Регламенты точки

Инструкции команды — как статьи с фото и видео: папки, поиск, «Прочитано», уведомления в бот.

Регламенты — внутренние инструкции точки: как открываться в 9:00, как стерилизовать инструмент, как встречать клиента, что делать с предоплатой. Пишутся как статья — с заголовками, списками, чек-листами, фото и видео — и лежат в одном месте: меню точки → Команда → Регламенты. У сотрудника раздел есть в меню («Ещё → Регламенты» на телефоне) и в боте.

Зачем

• Новичок не дёргает всех вопросами «а где щиток» — всё написано и показано на фото.
• Правила одинаковые для всех смен: открытие, закрытие, касса, СанПиН.
• Видно, кто прочитал, а кому нужно напомнить — без чатов и «я не видела».

Как создать регламент

1. 1

   «+ Новый регламент»

   В разделе «Регламенты» — кнопка справа сверху. Откроется редактор, черновик сохраняется сам.

2. 2

   Пишите блоками

   Абзац, заголовок, подзаголовок, список, нумерованный список (с подпунктами 1.1), чек-лист, таблица, цитата, «Важно», фото, видео, ссылка, разделитель. Новый блок — «+ добавить блок» или клавиша «/». Выделили текст — сверху кнопки Ж / К / Ч и ссылка. Блок перетаскивается за ручку слева (на телефоне — долгим нажатием) или двигается кнопками «Выше» и «Ниже». Готовый документ можно не перепечатывать — кнопка «Загрузить из Word».

3. 3

   Справа — «Публикация»

   Папка, кто видит (вся команда, мастера, администраторы или выбрать людей), отметка «Прочитано» вкл/выкл и «Показывать новым при вступлении».

4. 4

   «Опубликовать»

   Регламент появится у команды. «Черновик» — сохранить, но пока никому не показывать.

Папки и поиск

Папки — свои у каждой точки: «Открытие и закрытие», «Стерилизация и СанПиН», «Общение с клиентом», «Касса и предоплата», «Новичку в первый день». «+ папка» — внизу списка, карандаш у папки — переименовать или удалить (регламенты при удалении папки остаются, просто без папки). Поиск «Найти регламент…» ищет по названию и по тексту; на компьютере к нему ведёт клавиша «/».

Фото и видео

Фото — JPEG, PNG или WebP до 8 МБ (сжимаем перед загрузкой). Видео — файлом до 100 МБ (MP4, MOV, WebM) или ссылкой на ВКонтакте, Rutube, YouTube или Дзен — тогда вставляется плеер соцсети. Файлы регламентов хранятся у нас и открываются только участникам команды точки — по прямой ссылке посторонний их не увидит. Длинное видео удобнее загрузить в соцсеть и вставить ссылкой.

«Прочитано» и уведомления

Если отметка включена, внизу регламента у сотрудника кнопка «Прочитано», а у вас на карточке — «прочитали 5 из 7 · 2 не читали». В регламенте справа — «Кто прочитал» с аватарами и «напомнить»: напоминание уйдёт только тем, кто ещё не отметил. При публикации команда получает сообщение в бот (Telegram/MAX) и в колокольчик кабинета: «Новый регламент … — откройте и отметьте, что прочитали», с кнопками «Открыть регламент» и «Прочитано». Не нужно — в «Уведомление команде» выберите «не слать».

Для новых сотрудников

Регламенты с пометкой «Показывать новым при вступлении» новичок видит первыми, а сразу после вступления в команду получает их списком в колокольчик и в бот. Удобно для «Первого дня: куда что, кто за что».

Кто правит

Читают регламенты все в команде (в пределах «Кто видит»). Создают, правят, удаляют и напоминают — владелец, управляющий и те, у кого в «Должности и права» → раздел «Регламенты» стоит «Правит» (право «Правит регламенты»). Все действия видны в «Журнале»: кто опубликовал, изменил, удалил, кто отметил прочтение.

Регламенты в боте

В меню бота сотрудника — «📜 Регламенты» (или команда /regs): папки → список → короткий текст регламента (заголовки и пункты, без фото и видео) и кнопки «Открыть регламент» и «Прочитано». «🔍 Найти по слову» — напишите, например, «стерилизация». Фото и видео смотреть удобнее в кабинете — кнопка «Открыть регламент» ведёт прямо туда. Внизу регламента в кабинете есть «Сообщить руководителю» — если что-то устарело или непонятно.

Где сотрудник находит регламенты

• «Моя работа» → вкладка «Регламенты» — есть у каждого в команде, рядом со «Сменами» и «Дежурствами»; цифра на вкладке — сколько ещё не прочитано
• Меню кабинета: у аккаунта сотрудника — отдельный пункт «Регламенты», в кабинете точки — «Команда → Регламенты»
• Бот в Telegram или MAX: пункт «Регламенты» — папки, поиск по слову и краткий текст; новые и изменённые регламенты приходят сообщением с кнопками «Открыть» и «Прочитано»
• Новичку — регламенты с отметкой «показывать новым» приходят сразу после вступления в команду

Загрузить регламент из Word

Если регламент уже написан в Word, его не нужно перепечатывать. Сервис разберёт документ .docx на блоки: заголовки, списки с подпунктами 1.1, таблицы и картинки. Перед вставкой покажет, что получилось, — ничего не сохраняется, пока вы не нажмёте «Вставить». Загружать могут те, кто правит регламенты.

1. 1

   Откройте загрузку

   В «Регламентах» — кнопка «Загрузить из Word» рядом с «+ Новый регламент» (на телефоне — «Из Word») или «Загрузить .docx» на карточке «Новый регламент». Можно просто перетащить файл на страницу — появится «Отпустите файл .docx — откроем загрузку из Word». В редакторе регламента та же кнопка «Загрузить из Word» — последняя в панели блоков.

2. 2

   Выберите файл

   Окно «Загрузить регламент из Word»: перетащите файл или нажмите «Выбрать файл». Подходит только .docx до 10 МБ. Файл читается прямо в браузере, на сервер уходят только картинки.

3. 3

   Проверьте, что получилось

   Слева — «Как в документе», справа — «Что получится». Номера в кружках связывают одно с другим: наведите на блок справа, и его место подсветится слева. У любого блока можно поменять тип (абзац, заголовок, подзаголовок, список, нумерованный список, предупреждение) или убрать его крестиком — «Вернуть» отменит. Название регламента берётся из первого заголовка документа или из имени файла, его можно поправить. На телефоне вместо колонок — вкладки «Что получится» и «Как в документе».

4. 4

   Решите, куда вставить

   Из списка регламентов — «Новый регламент»: черновик в выбранной папке, команда увидит его после публикации. Из редактора есть ещё «Добавить в конец текущего» и «Заменить текущий». У опубликованного регламента команда увидит изменения только после «Опубликовать».

5. 5

   Вставьте

   Кнопка «Вставить N блоков». Картинки загрузятся в этот момент. Новый регламент откроется в редакторе как черновик.

Пример: администратор Вера перенесла в «Мальву» регламент «Открытие точки» из Word: заголовок стал названием, пункты «1. Включить свет», «1.1. Проверить щиток» — нумерованным списком с подпунктами, таблица «Кто открывает по дням» — таблицей, фото щитка — картинкой. Абзац «Важно: ключи только у администратора» стал жёлтой плашкой «Важно».

Что во что превращается

• Не переносятся: колонтитулы, примечания на полях, цвет и шрифты, макросы, вложенные файлы, текст в надписях. Если в одном куске текст и жирный, и курсивный, останется жирный.
• Сложная нумерация (буквы «а)», номера не с 1, пропуск уровня, цифры вперемешку с маркерами) переносится абзацем со строками «как в документе», чтобы номера не сбились.
• Картинки сжимаются до 1800 пикселей по длинной стороне. В документе — до 60 картинок, загрузить можно до 20 файлов в час на точку: остальные станут пустыми блоками «Фото», их можно добавить позже. Картинки внутри таблиц не переносятся. Схемы в форматах EMF, WMF, TIFF (часто из Visio) браузер не показывает — на их месте будет пустой блок «Фото» для скриншота.
• Таблица — до 200 строк и 12 столбцов. В одном документе — до 400 блоков.

После вставки

Сверху появится плашка «Вставлено N блоков из «файл»» с кнопкой «Отменить вставку»: новый черновик удалится, а текущий регламент вернётся как был до вставки (правки после вставки тоже отменятся). Справа в редакторе — карточка «Источник»: имя и размер файла. Сам файл не хранится — в регламенте только блоки и картинки. Дальше правьте как обычный регламент и нажмите «Опубликовать».

Таблицы и подпункты в редакторе

• Таблица — кнопка «Таблица» в панели блоков. Новая таблица — 2 на 2 с шапкой. Под таблицей «+ строка», «+ столбец», «− последний столбец» и галочка «первая строка — шапка», крестик в конце строки удаляет её. В боте таблицы не показываются — их видно в кабинете по кнопке «Открыть регламент».
• Подпункты 1.1 в нумерованном списке — клавиша Tab делает пункт подпунктом, Shift+Tab возвращает уровень (до трёх уровней). На телефоне — кнопки «Сделать подпунктом» и «Поднять уровень». Нумерация одинаковая в кабинете и в боте.
• Порядок блоков — перетащите блок за ручку слева (на телефоне — долгим нажатием) или выберите ручку и двигайте стрелками. Плюс между блоками вставляет новый блок именно в это место.

Вставка из Word через Ctrl+V

Текст, скопированный из Word, Google Документов или с сайта, при вставке в абзац очищается от скрытого оформления Word и раскладывается на отдельные блоки: абзацы, заголовки и списки, в том числе с подпунктами 1.1. Переносы строк сохраняются. Таблица при такой вставке становится строками «ячейка — ячейка», картинки не вставляются — для таблиц и картинок удобнее «Загрузить из Word».

Частые вопросы

• Пишет «Это старый формат .doc». Откройте файл в Word → «Файл» → «Сохранить как» → «Документ Word» (.docx) и загрузите ещё раз. PDF и Google Документы тоже сначала сохраните как .docx.
• Пишет «Больше 10 МБ». Сожмите картинки в Word («Файл» → «Сжать рисунки») или разбейте документ на части.
• Пишет «Файл защищён паролем». Снимите защиту в Word, сохраните и загрузите снова.
• «В документе нет текста», хотя текст есть. Скорее всего, он в надписях или колонтитулах — перенесите его в основной текст.
• Нумерация пришла абзацем, а не списком. В документе нумерация не совпадает со структурой списка (буквы, пропуски уровней). Поменяйте тип блока на «Нумерованный список» в предпросмотре или поправьте пункты в редакторе: Tab и Shift+Tab меняют уровень.
• Вставила не то. Нажмите «Отменить вставку» на плашке сверху — пока плашка не закрыта.