Бизнесу · Работа в салоне

Новая запись: клиент, услуги и своя цена, время на ленте смены, повтор

Широкое окно «Новая запись» точки: три шага — клиент, услуги и товары со своей ценой, мастер и время на ленте смены с точностью до 5 минут — и «Подробности записи», где всё уже заполнено: оплата и скидки, рабочее место, откуда клиент, повтор записи, заметки, напоминания и оформление.

«Новая запись» открывается кликом по пустому месту в сетке «Записей» — мастер, день и время уже подставлены, кнопкой «Новая запись», а ещё «Записать» из списка обзвона и из карточки клиента. Окно широкое: наверху три шага по порядку — 1. Клиент, 2. Услуги, товары и цены, 3. Мастер и время. Ниже полоса «Подробности записи» — «всё открыто и заполнено по умолчанию — меняйте только то, что нужно». Шапка с временем и именем и низ с суммой и кнопкой «Записать» остаются на месте, пока прокручиваете окно.

Пример: в «Мальве» администратор записывает Алину Фёдорову к Дарье Ким на 14:35. В шапке — «14:35–16:50 Алина Фёдорова» и «вторник, 20 октября · у Дарьи Ким · 2 ч 15 мин». Указатель в полосе «Подробности записи» — «Оплата и скидки · Дополнительно · Заметки · Напоминания · Оформление» — прокручивает окно к нужному разделу.

1. Клиент

• Поле с лупой «Имя или цифры телефона»: подсказки из базы точки, можно набрать часть номера — найдём по любым цифрам. Справа серым видно, как нашли: «нашли в базе по телефону», «по имени», «из карточки».
• Нет в базе — кнопка «Новый клиент»: имя, телефон, почта по желанию и строка «Что получает». Карточка появится после «Записать».
• Нашли — строка с аватаром: телефон, сколько визитов, средний чек (если вы видите суммы), последний визит и «Сменить».
• «Уже есть запись в этот день» — если у клиента уже есть запись в точке на этот день: «Уже есть запись в этот день: 11:00 к Анне Светловой — педикюр. Точно нужна вторая?» Это предупреждение, не запрет. Без права видеть чужие записи — только время.

«Что получает» — сразу при записи

У нового клиента под телефоном и почтой — строка «Что получает»: «Все сообщения · Только напоминания · Только переписка». По умолчанию — «Все». Клиент по телефону сказал «рассылки не надо» — выберите «Только напоминания». У клиента из базы режим показан рядом с именем, поменять его — «Изменить в карточке».

2. Услуги, товары и цены

Под заголовком — услуги из прайса выбранного мастера. У каждой строки: название, начало и группа («14:35 · Маникюр»), длительность текстом («1 ч 30 мин»; изменили на ленте — «1 ч · по прайсу 1 ч 30 мин»), цена и «×» — убрать (с кнопкой «Вернуть»). «Заменить» — в строке, если услуг несколько. Ниже ссылки «+ Добавить услугу» и «+ Товар со склада». «+ Добавить услугу» открывает прайс мастера с поиском и разделами: отметьте галочками сразу несколько (номер на галочке — порядок в записи, уже добавленные — серые «уже в записи»), внизу «Выбрано 3 · 2 ч 20 мин · 3 500 ₽» и «Добавить 3»; нажатие на название без галочек добавляет одну. Кнопок «− / +» у длительности нет: длительность меняется в одном месте — ушками записи на ленте в «3. Мастер и время», и меняется у самих услуг (одна услуга получает новую длительность, несколько делят её пропорционально прайсу, шагом 5 минут). В шапке шага — та же сумма и «длительность изменена · как по прайсу». Справа в заголовке — длительность и сумма: «2 ч 15 мин · 3 200 ₽». Пока мастер не выбран — «Прайс появится после выбора мастера».

Своя цена — только в этой записи

1. 1

   Нажмите на цену услуги

   Цена подчёркнута пунктиром — значит, её можно поменять. Под списком подсказка: «Нажмите на цену, чтобы поменять её в этой записи. Прайс мастера не меняется.»

2. 2

   Введите сумму или скидку

   Крупное поле рублей, рядом «было по прайсу 2 600 ₽ · −300 ₽». Поля «Скидка %» и «Скидка ₽» пересчитают цену от прайса (ввод в одно очищает другое), «как в прайсе» снимает свою цену. Можно написать причину — необязательно, до 80 символов: «без дизайна».

3. 3

   «Готово»

   В строке появится чип «своя цена», зачёркнутая цена прайса и новая цена. Enter — то же, что «Готово», Esc — отмена.

• Своя цена — только в этой записи: прайс мастера не меняется, в следующий раз будет обычная цена.
• Она идёт в чек, в выручку точки и в зарплату мастера — процент мастера считается от своей цены. Это не скидка: отдельной строкой «скидка» в чеке не идёт, в чеке — зачёркнутая цена прайса.
• Цена выше прайса тоже можно. Больше чем в 3 раза выше — жёлтое «Проверьте цену», но записать можно. 0 ₽ — «бесплатно»: мастер с этой услуги ничего не получит.
• Сменили мастера — своя цена сбрасывается на прайс нового мастера, окно об этом скажет. Смена времени или длительности свою цену не трогает.
• В журнале видно, кто и на сколько поменял цену: «своя цена: Маникюр с покрытием 2 300 ₽ вместо 2 600 ₽».
• В открытой записи такая услуга показана чипом «своя цена» с зачёркнутой ценой прайса. Поменять свою цену в уже созданной записи пока нельзя; «Заменить» и «Добавить» ставят услугу по прайсу.
• Кто может: право «Ставит свою цену услуги в записи» — по умолчанию у владельца, управляющей и администратора. Без права цена просто текстом.

Товар со склада

Кнопка «+ Товар со склада» стоит рядом с «+ Добавить услугу». Нажмите — поле с лупой «Например: масло для кутикулы», в подсказках название, «на складе 6 шт.» и цена. Товар встаёт строкой под услугами: количество «− 1 +» (не больше остатка), цена × количество и «×». Товары попадают в чек и спишутся со склада при оплате — до оплаты остаток не меняется. Цена товара — со склада, своей цены у товара нет. Кнопка есть, если у точки включён «Склад», у вашей должности есть право на склад и блок «Товары со склада» не выключен в «Настройки точки → Окно записи».

3. Мастер и время

Чипы мастеров с часами смены — «Дарья Ким · 10:00–20:00». Не в смене — пунктир и «не в смене». «Любой свободный» показывает первое свободное время у каждого — «14:00 · Дарья», нажмите — выберутся мастер и время. Ниже — день: полоска недели пн–вс со стрелками и загрузкой мастера (на телефоне листается пальцем) или кнопка «Календарь» — месяц до полугода вперёд; выходной заштрихован.

Лента смены

• Над лентой — «Смена Дарьи · 10:00–20:00 · свободно 3 ч 20 мин» и подписи: занято, перерыв, онлайн-окно.
• На ленте видно всё время смены: записи (имя клиента и время — если вам можно видеть чужие записи, иначе просто «занято»), перерыв и перерыв мастера между визитами — штриховкой, ресепшен — светлым, «бронируют онлайн» и «занятие» — серым, оранжевые точки — где клиент увидел бы окно в онлайн-записи.
• Нажмите в любое место ленты или потяните новую запись — начало ставится с точностью до 5 минут. С клавиатуры: стрелки ← → двигают на 5 минут. Ушки по краям блока записи: правое меняет длительность самих услуг (несколько услуг делят её пропорционально прайсу), левое — начало при том же конце; пока их ни разу не тянули, в блоке подсказка «потяните». Под временем — «2 ч · до 13:00»; изменили длительность — пометка «длительность изменена · как по прайсу», «как по прайсу» вернёт длительности прайса.
• Ниже — «Свободно» и до трёх ближайших начал: «14:15 после перерыва», «15:15 впритык к 17:30». Справа поле «−5 [14:35] +5»: время можно напечатать или подвинуть кнопками.
• Нет смены — «Дарья в этот день не в смене — выберите другой день или мастера».

Почему онлайн пропадает время и как это исправить

Онлайн клиенты выбирают не любое время, а ровное расписание: от начала смены через шаг онлайн-записи — например, 13:00, 13:30, 14:00, 14:30. Администратор же записывает на любое время с точностью до 5 минут. Если запись начинается или кончается «между» этими временами, рядом с ней остаются кусочки, которые онлайн никто не займёт.

Пример. У Нины смена с 10:00, онлайн время идёт каждые полчаса. Администратор записал клиентку на 13:05–14:05. Теперь 14:00 онлайн уже занято — Нина до 14:05 работает, — и ближайшее время, которое увидят клиенты, 14:30. 25 минут после записи пропадают. И 13:00–13:05 перед записью тоже никто не займёт.

• Подсказка в окне новой записи. Если выбранное время «рвёт» онлайн-расписание и онлайн теряется 10 минут и больше, под лентой смены появится, например: «Запись закончится в 14:05. Клиенты онлайн смогут записаться к Нине только с 14:30 — 25 минут никто не займёт. Чтобы не терять время, начните в 13:00 или 13:30». Кнопки «Начать в 13:00» и «Начать в 13:30» сразу переставят время — предлагаются только те, где запись целиком помещается. Это только подсказка: записать на 13:05 тоже можно.
• Галочка «Окно сразу после записи». В точке — Настройки точки → «Онлайн-запись», рядом с шагом онлайн-записи (одна на всю точку, в карточке сотрудника не меняется). У личной страницы мастера — Настройки → «Правила записи», рядом с «Умными слотами». Включите — и сразу после каждой записи клиенты онлайн увидят время её окончания: после записи 13:05–14:05 — 14:05. Если у мастера есть перерыв между визитами, время сдвинется на него: при перерыве 10 минут — 14:15. Остальное расписание не меняется, а время появляется, только если туда помещается услуга.
• С включённой галочкой окно новой записи не предупреждает, а спокойно пишет: «После записи клиенты онлайн увидят время 14:05 — оно не потеряется».

Если время не помещается

Если запись не помещается, под лентой сразу видно почему — например, «занято с 17:30» или «после 20:00 смены нет» — и кнопки, что можно сделать. Вариант, на который у вас нет права, просто не показывается.

• «Начать в …» — последнее время, когда всё помещается целиком, или ближайшее свободное.
• «Продлить смену до …» — владелец и управляющая. Не больше чем на 3 часа и не за полночь; переработка попадёт в часы мастера, мастеру придёт сообщение.
• «Записать на ресепшен» — если в это время мастер на ресепшене (смена должности без приёма клиентов): примет клиента в эту смену.
• «Записать без перерыва» — владелец и управляющая: вплотную к соседней записи, перерыв мастера между визитами в этот раз не держим. Поверх чужой записи — никогда.
• «Записать сверх мест» — когда все рабочие места заняты: запись встанет с красной меткой, место назначите вручную. Нужно право «Записывает сверх рабочих мест».

Выбрали вариант — под лентой «Выбрано: Продлить смену до 21:30 · Отменить». Сдвинули время, мастера или день — выбор снимается. Если кто-то занял время, пока вы записывали, после «Записать» появится ошибка и кнопка с подходящим вариантом.

Оплата и скидки

Раздел видит только роль с доступом к суммам — право «Видит доход точки». «Всё, что меняет сумму. Итог виден внизу окна и в сообщении клиенту.»

• Скидка — «Без скидки», «Свой %» (поле, целое от 1 до 100) или «Скидка в рублях»; готовых процентов нет. Процент и рубли не складываются: ввели рубли — процент снялся. Скидка идёт отдельной строкой в чеке.
• Скидочный час — если на это время есть скидка, стоит галочка «Скидочный час −15 %». Снимите её — возьмём полную цену. Нет скидки — серым «На 14:35 вторника скидочного часа нет».
• Уровень лояльности — галочка «Уровень «Золото» −5 %» (по умолчанию стоит). Уровень без скидки — серым «скидки по уровню нет».
• Промокод и сертификат — два поля, проверим при записи: не подойдёт — подскажем.
• Баллы — «есть 420 баллов», поле и «Списать 420». При записи баллы не списываются: в окне оплаты они уже будут подставлены, спишутся при оплате.
• Предоплата — «Не нужна · 30 % · Сумма · Полностью»: ссылка уйдёт вместе с «Вы записаны». Постоянным — не нужна по правилу точки. Нужна подключённая ЮKassa точки.
• Чек — услуги (своя цена — с зачёркнутой ценой прайса), товары, строки скидок, баллы «спишем при оплате» и «К оплате на месте». С предоплатой — «Предоплата ссылкой» и «На месте».

Дополнительно

«Нужно не в каждой записи, но всегда под рукой. Всё уже заполнено по умолчанию.»

Рабочее место

Если в точке включён учёт рабочих мест: «Авто · подберём: Стол 2» (по умолчанию) или конкретное место — «Стол 1 · свободен». Занятые места серые: «Стол 3 · занят до 15:00». «Авто» — место может смениться, если понадобится; выбранное вручную закрепится. Если место заняли в последнюю секунду, запись всё равно создастся с подобранным местом, и окно об этом скажет. Для визита из нескольких услуг на разных местах выбора нет — места назначаются в открытой записи после «Записать».

Откуда клиент

«По телефону» (по умолчанию), «зашли сами», «соцсети», «по рекомендации», «другое». Это видно в аналитике точки — отчёт «Откуда записи» — и в окне записи: «Записали … по рекомендации».

Повторить запись

• «Не повторять · через 2 недели · через 3 недели · через 4 недели», рядом «ещё [2] раза» — от 1 до 6.
• Ниже сразу видны даты: «Ещё 2 записи: вт 10 ноя и вт 1 дек, 14:35, те же услуги и цены».
• Первая запись создаётся как обычно. Повторы — после неё, каждый отдельно и только в свободное время: если время занято или смены ещё нет — дату пропустим и покажем после «Записать». Продление смены, ресепшен, «без перерыва» и «сверх мест» для повторов не делаем. Дальше полугода не создаём.
• Повторяются: мастер, время, услуги и цены (в том числе своя цена), комментарий, метки, цвета, «откуда клиент», ручная скидка. Скидочный час и уровень проверяются заново на каждую дату.
• Не повторяются: промокод, сертификат, баллы, предоплата, товары и выбранное вручную место (у повторов — «Авто»).
• «Вы записаны» уходит только про первую запись, напоминания и «Придёте?» — перед каждой. Мастеру — одно сообщение про всю серию.
• Повторы — обычные отдельные записи: отмена или перенос первой записи их не трогает.

Заметки

• Комментарий к записи — про этот визит («придёт с ребёнком, нужен детский стул»). Видят мастер и администраторы — в сетке и в окне записи.
• Примечание о клиенте — про человека: оно во всех записях клиента и в его карточке. У клиента из базы примечание уже в поле; поменяли — сохранится с «Записать». Нет клиента — поле неактивно.

Напоминания и сообщения

• Сообщить сейчас — переключатель «“Вы записаны” сразу после «Записать»»: время, мастер, адрес и ссылка на запись в мессенджер клиента.
• «Придёт?» — «Спросить · Подтверждено по телефону · Не спрашивать».
• Напомнить — «за 2 дня · за день · за 3 часа · за час», можно выбрать до трёх.
• Спросить «Придёте?» — «накануне в 19:00 · за сутки · за 3 часа».
• Если молчит — галочки «задача «Позвонить»» и «освободить окно».
• Что получает — режим из карточки клиента, меняется там.
• «Ещё настройки «Придёт?»» — тишина ночью и сколько ждать ответа. Всё заполнено, как настроено в точке.
• Клиент выбрал «Только переписка» — вместо раздела подсказка: напоминаний не будет, накануне вам придёт напоминание позвонить.

Оформление

Как запись выглядит в сетке. Метки: метки клиента («· у клиента» — на всех его записях) и метки этой записи — «Выбрать метку записи», в списке можно «Создать и поставить». Цвет шапки и карточки — «Авто» по правилу точки, один из готовых или «Свой» — любой цвет или код из брендбука; текст подберётся сам, а неудачный цвет окно подскажет, как поправить. «Так в сетке» — как будет выглядеть карточка.

Для справки

Под шагом 2 — «Для справки — заполнять ничего не нужно»: последние визиты клиента («29 сен · Маникюр с покрытием · 2 600 ₽»), «Все 7» — карточка в новой вкладке, мессенджеры клиента и «Открыть карточку». У нового клиента этого блока нет.

«Записать» и «Записать и ещё одну»

Внизу слева — сумма «3 200 ₽ / к оплате на месте» (с предоплатой — «1 020 ₽ ссылкой · 2 380 ₽ на месте»). В середине — «Всё готово: Алина · Дарья Ким · вт 20 окт, 14:35» зелёным или «Осталось: клиент, услуги и время» серым, и строка, что уйдёт клиенту: «Сообщим Алине в Telegram сразу, «Придёте?» — накануне в 19:00». Справа «Записать» и «Записать и ещё одну» (мастер и день остаются, остальное очищается). Нажали раньше времени — окно скажет, чего не хватает.

После «Записать» — экран со ссылкой на запись (её можно отправить в мессенджер или скопировать), ссылкой на предоплату, итогами повтора — «Создали ещё 2: вт 10 ноя, вт 1 дек · Пропустили: вт 22 дек — нет смены» — и сообщением о месте, если выбранное заняли.

На телефоне

• Окно на весь экран, одна колонка: шаги 1–3, затем лента разделов «Оплата · Заметки · Напоминания · Вид · Ещё» — она прилипает к верху и подсвечивает раздел на экране.
• Заголовок раздела можно нажать — раздел свернётся. Что свернули, телефон запомнит. На компьютере всё открыто всегда.
• Мастера и дни листаются вбок.
• Лента — «лупа» на 4,5 часа, над ней полоска всей смены с рамкой: рамку двигают пальцем. Тап по лупе ставит начало, ниже ближайшие времена и «−5 14:35 +5».
• Своя цена — панель под строкой услуги: крупное число, быстрые кнопки, причина и «Готово».
• Внизу закреплены «Сообщить Алине в Telegram» и кнопка «Записать · 3 200 ₽».

Кто что может

Это умолчания. Владелец меняет их в «Мой бизнес → Роли и права», раздел «Календарь и записи»: «Создаёт записи любым мастерам», «Ставит свою цену услуги в записи», «Записывает сверх рабочих мест»; суммы — «Видит доход точки». Сервер проверяет каждое поле сам: чего нет по правам, записать не получится, даже если поле как-то отправили.

Частые вопросы

Почему не могу записать на 14:35, если у мастера окна через час?

Окна через час — это шаг онлайн-записи: так время видит клиент на сайте. В новой записи — лента смены: нажмите на ленту в 14:35 или наберите время в поле «−5 / +5». Записать можно на любое время смены с точностью до 5 минут, если мастер свободен.

Своя цена попадёт в зарплату мастера?

Да. Своя цена — это цена услуги в этой записи: она идёт в чек, выручку и зарплату, процент мастера считается от неё. Это не скидка, поэтому правило «кто платит за скидки» к ней не применяется. Прайс мастера не меняется.

Почему нет кнопки «Продлить смену»?

Её видят только владелец и управляющая. И продлить можно не больше чем на 3 часа и не за полночь: запись в 23:30 на час так не поставить. Ещё варианты — «Начать в …» или другой день.

Как снять скидочный час?

«Оплата и скидки» → снимите галочку «Скидочный час −15 %» — возьмём полную цену. Нужную скидку можно поставить там же: «Свой %» или «Скидка в рублях».

Почему повтор пропустил дату?

Повтор ставится только в свободное время: если в этот день время занято, смены ещё нет («нет смены — её ещё не поставили в графике») или нет свободного места — дату пропускаем и показываем после «Записать». Поставьте смену и запишите эту дату отдельно.

Где поставить место, если услуг две?

Если услуги идут на разных местах, в новой записи места нет — «Авто». После «Записать» откройте запись: там у каждой услуги можно выбрать место.

Клиент точно есть в базе, а по телефону не находится

У вашей должности «Видимость базы: без контактов» или «только свои» — чужие номера не ищутся. Найдите по имени или заведите новую карточку по телефону: сервер склеит её с существующей.

Длительность, метки и способы оплаты зависят от должности

• Ушки на ленте «Мастер и время» — с правом «Меняет длительность процедуры»; без него время как в услугах: «Длительность — как в услугах: менять её вам не разрешено.»
• «Оформление» (метки и цвет записи) — с правом «Ставит метки и цвет записи»; без него «Метки и цвет — только просмотр.»
• Оплата сразу при записи — только способами из «Какие способы оплаты может отмечать».
• При «Видит записи коллег: не видит колонки» в «Мастер и время» только вы сами, без «Любой свободный».